Il project management plan: il punto di partenza di un’azienda. Ma iniziamo dal principio.
Ogni progetto ha una data di inizio e una di fine, esiste sempre un “prima” e un “dopo” progetto.
Il “prima” consiste nell’individuazione di esigenze, necessità e bisogni da parte di qualcuno, nel nostro caso un project manager, rispetto ad un nuovo prodotto o servizio che apporti un qualche tipo di valore, per sé stessi o per le persone a cui teniamo nel caso di progetti personali, oppure valore per una organizzazione o cliente nel caso di progetti in ambito professionale.
Le attività del “prima” si concretizzano nella produzione di un business plan dove non basta intercettare specifiche esigenze e necessità, ma è necessario capire se esista una soluzione sostenibile, in termini economici, di tempi e di rapporto costi/benefici, per arrivare a soddisfarle.
Il “dopo” consiste invece nella fruizione dei beni e servizi realizzati o abilitati dal progetto e da questo rilasciati come deliverable.
Il Project Management Plan
l Project definition document è primo importante passo per l’avvio del Progetto. Una volta definiti il Contenuto, l’Approccio e i Risultati attesi, si può procedere con il secondo passo, la definizione del Project Management Plan.
Il Project Management Plan è un insieme di documenti, ciascuno focalizzato su di un particolare aspetto, che concorrono a diversi scopi:
- dimostrare come il progetto verrà realizzato
- delineare un chiaro percorso verso il suo completamento
- considerare risorse aggiuntive per gestire rischi e imprevisti
- assicurare il supporto e le risorse necessarie da parte di tutti gli “stake-holders”
- fornire le basi per le successive attività di monitoraggio e controllo del progetto
- comunicare con il team di progetto
- consentire al Project Manager di fornire in qualsiasi momento risposte puntuali sullo stato delle attività sia al Cliente che ai propri superiori
I documenti che fanno parte del Project Management Plan si dividono in due gruppi: il primo ovvero quello dei documenti del piano di progetto e gli altri documenti del PMP.
Il piano di progetto
L’attività di pianificazione di un progetto poggia su 3 pilastri principali:
- La work breakdown structure che ci fornisce il quadro completo delle attività che devono essere portate a termine.
- Il diagramma delle dipendenze che ci dice come queste attività sono collegate tra loro;
- Il piano di tempistiche che determina con quali tempi le attività possono essere condotte a termine.
Ad integrazione dei 3 principali vi sono altri 4 strumenti molto importanti per la definizione del Piano di Progetto:
- L’organizzazione che individua la struttura del team di progetto e definisce ruoli e responsabilità;
- Il Budget che definisce le risorse disponibili ad essere allocate per la realizzazione del progetto;
- Il profilo del personale che individua le persone e le competenze necessarie durante il ciclo di vita del progetto;
- Lo scadenziario dei pagamenti che definisce i flussi di cassa di cui il progetto è responsabile.
2° gruppo: gli altri documenti del PMP
Questo gruppo di documenti viene utilizzato a seconda delle necessità e delle caratteristiche del progetto. Di norma, un progetto di piccole dimensioni utilizzerà una documentazione più snella e non avrà bisogno di dettagliare alcuni aspetti; al contrario, per gestire un grosso progetto che coinvolge un numero elevato di persone e un budget importante è necessario documentare in forma più dettagliata ogni singolo aspetto delle attività.
Questo gruppo di documenti viene utilizzato a seconda delle necessità e delle caratteristiche del progetto. Di norma, un progetto di piccole dimensioni utilizzerà una documentazione più snella e non avrà bisogno di dettagliare alcuni aspetti; al contrario, per gestire un grosso progetto che coinvolge un numero elevato di persone e un budget importante è necessario documentare in forma più dettagliata ogni singolo aspetto delle attività.
Ultimo step: la chiusura del progetto
Lo step di chiusura è quello nel quale gli obiettivi ormai completati vengono esaminati per verificare se rispondono ai requisiti stabiliti. Se non ci sono ulteriori ricicli di lavoro da effettuare, si può chiudere il progetto, formalizzando la chiusura anche delle forniture di beni e servizi di cui si ha avuto bisogno e senza dimenticare di raccogliere gli elementi di esperienza riutilizzabile in contesti analoghi.
Come avete visto, il ruolo del project management non è da sottovalutare, è anzi fondamentale!
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