Il project management implica una analisi attenta del processo decisionale e delle relazioni con gli stakeholders nei vari momenti del ciclo di vita e a vari livelli dell’organizzazione/azienda.
Il sistema per la governance di progetto fornisce la cornice di riferimento per il processo decisionale che deve assicurare che un progetto non parta o prosegua se non sono verificate delle condizioni quali: i rischi accettabili, la convenienza del progetto, i benefici definiti, che il progetto rispetti i vincoli concordati con la committenza, che venga pianificato e controllato attraverso una metodologia di gestione progetti, che includa il coinvolgimento attivo dei principali stakeholder.
La definizione degli obiettivi di progetto
Un ben definito insieme di obiettivi di progetto è un fondamento affinché quegli obiettivi possano essere trasformati in piani di azione. Gli obiettivi per essere utili devono essere definiti fin dalla fase di partenza e devono essere obiettivi “SMART”:
- Specific
- Measurable
- Achievable
- Relevant
- Time Bound and Trackable.
Perchè? Perché se in un progetto, un obiettivo non è definito in modalità SMART può comportare:
- l’impossibilità di produrre piani dettagliati per via delle informazioni insufficienti a comprendere cosa deve essere prodotto;
- la proliferazione di piani alternativi per cogliere tutte le opzioni con conseguente aggravio di costo;
- carenza di risorse in termini qualitativi e quantitativi a fronte di requisiti definiti in modo ambiguo;
- deliverables che vengono rifiutati in quanto non correttamente definiti;
- esigenze degli stakeholders non rispettate con conseguente insoddisfazione ed impatto negativo sulla reputazione.
Se è difficile o impossibile definire gli obiettivi in modo SMART occorre essere consapevoli del rischio che questo comporta e dello sforzo supplementare che Sponsor (per Sponsor si intende quel particolare stakeholder che ha la responsabilità aziendale di avviare il progetto, di finanziarlo, di abilitare l’apertura di commessa e di incaricare il Project Manager) e Project Manager dovranno compiere per assicurare il controllo del progetto.
La definizione dei benefici di progetto grazie al project management
Per benefici di progetto, si intende un obiettivo non riconducibile strettamente ai deliverables di progetto, ma un insieme di condizioni di particolare interesse per l’organizzazione, ad esempio: contributo al business, il rispetto di nuove normative, il contenimento delle spese e riduzione dei costi, la riduzione degli errori e delle non conformità e conseguente miglioramento della qualità, il contenimento degli sforzi per tracciare gli errori e favorire la compliance.
In tutti questi casi rimane comunque importante monitorare se e come un progetto, oltre alla produzione dei deliverables richiesti, contribuisca a creare benefici ulteriori per l’azienda.
La Struttura di Governo del progetto
Tutti i progetti devono avere una propria struttura di governo che verrà definita in fase di avvio e verrà scissa alla fine del progetto.
La definizione dei ruoli, delle responsabilità, dei livelli di riporto e di autorità costituisce la base della governance per il progetto.
Un’organizzazione ben progettata dovrà coinvolgere le persone giuste con le giuste competenze e con i giusti livelli di autorità in modo che, una volta approvato, il progetto possa procedere con poche eccezioni rispetto a quanto previsto dai criteri di governance.
La definizione della struttura di governo di un progetto e l’accettazione delle responsabilità coinvolte può richiedere tempo e la necessità di alcuni passaggi negoziali con la supervisione del management.
Non esiste un modello organizzativo di gestione progetti valido per tutte le situazioni e occorre pertanto definirlo sulla base.
Hai bisogno di definire tutto questo per i tuoi progetti? Contattami per una consulenza e parliamo insieme delle necessità della tua azienda, scopriamo quali potrebbero essere gli obiettivi da raggiungere e come farlo nel modo più corretto.
