Tutte le operazioni svolte dagli imprenditori nella propria azienda per raggiungere degli obiettivi rientrano nella gestione aziendale.
Questo permette di comprendere la complessità della gestione aziendale per condizioni interne (endogene) ed esterne (esogene) all’azienda che spesso risultano incerte; inoltre, le persone talvolta incontrano fattori difficili da quantificare.
La direzione ha vissuto tre momenti fondamentali:
• preventivazione;
• attuazione;
• controllo.
Il controllo può essere effettuato direttamente durante il processo di attuazione e/o al termine di un arco temporale ben definito (mese, trimestre, anno); un’apposita forma di controllo viene svolta anche attraverso il confronto di più esercizi contabili (come il precedente anno e l’anno in corso).
A ricoprire questa funzione può essere un project manager esterno, che si assume il compito di:
- Utilizzare le risorse in maniera efficace
- Calcolare i rischi
- Essere flessibile e responsabilizzare il team
- Consolidare nozioni importanti
Vediamo insieme dove si inserisce.
1. L’azienda come macro-struttura
L’azienda è immersa in una fitta rete di relazioni in diverse aree funzionali composta da personale e strumenti operativi: il project manager gestisce tutto questo.
Al sistema informativo aziendale sono forniti diversi report, il cui fulcro è la contabilità in partita doppia (contabilità generale o generale e contabilità industriale, detta anche analisi) e innumerevoli altri specifici sistemi ispettivi interni.
2. Pianificazione strategica e flusso gestionale
Il controllo di gestione ha il fine di creare una tabella di bordo, che è una sorta di dashboard da cui il management estrarrà informazioni, che influenzeranno inevitabilmente il processo decisionale.
Realizzare la tabella di bordo è compito del project manger.
3. Controllo e gestione dell’azienda
Il titolare incarna la persona che risponde alla direzione aziendale e gestisce tutti i flussi informativi provenienti dal CED e dai vari responsabili di area; purtroppo questa è la teoria, perché le aziende adottano questo modello, ma presto scoprono gli alti costi.
Nella maggior parte dei casi, lo stesso responsabile del CED assume il ruolo di controller, che è anche quello di facilitare la gestione dei documenti elettronici e dei software creati direttamente e temporaneamente; altre volte, i responsabili di area sono tenuti a integrare al loro lavoro anche quello del responsabile.
La situazione ideale è che il ruolo sia ricoperto da qualcuno che è appoggiato dalla direzione, un project manager appunto; attualmente ci sono alcuni giovani laureati in economia e scienze aziendali che hanno ampie conoscenze informatiche.
Cerchiamo di capire da soli i passaggi che il controller segue una volta entrato in azienda.
Innanzitutto è importante conoscere a fondo le attività svolte dall’azienda, le modalità utilizzate, il bacino di utenza locale, il numero di persone che lavorano nella struttura, la divisione interna dei reparti, il management e i responsabili dei dipartimenti.
In questa fase, è necessario trovare qualcuno di interno che possa supportare il controller per spiegare i seguenti punti: anche in questo caso è utile il project manager che può fare da affiancamento.
Questa persona acquisirà una certa esperienza all’interno dell’azienda al fine di fornire un quadro il più completo possibile.
Con l’aiuto del responsabile del centro, deve familiarizzare con il SIA attraverso uno studio approfondito del software utilizzato e sui tempi della relazione, l’eventuale collegamento con uno studio fiscale e/o tributario e la struttura hardware.
Il controllore deve inoltre fare un elenco accurato di tutte le registrazioni dei dipendenti basate su buste paga e corsi preparatori e approfondire le registrazioni relative alla macchina (data di acquisto, ammortamento, valore, costi di manutenzione, ecc.).
Ciò vale anche per i veicoli utilizzati dalle aziende che hanno la lungimiranza di gestire il costo delle tasse di circolazione, dell’assicurazione, dei chilometri percorsi o dello standard di rotazione tra più conducenti interni e/o esterni.
4. Riassumendo il ruolo del project manager
Il project manager diventa la risposta a tutto ciò.
Ha il compito di portare l’azienda al successo senza errori comuni e istruendo il team per migliorare nel tempo.
Il project manager non punta solo alla metodologia, ossia non basa il suo intervento solo sull’utilizzo di tecniche complesse, ma anche e soprattutto l’organizzazione.
Se hai bisogno di organizzare al meglio la tua attività aziendale e raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato, un project management fa senz’altro al caso tuo!
