I sistemi di comunicazione e reporting sono sempre in evoluzione.
Hanno l’obiettivo di monitorare e controllare le performance aziendali con un’ottica sia interna di efficacia ed efficienza, sia esterna per la gestione dei rapporti verso il mercato e il target del business.
I sistemi di comunicazione e reporting sono anche richiamati con “sistemi di performance management” e si intendono quegli strumenti di supporto alle decisioni aziendali, che consentono di favorire e monitorare la gestione dei risultati, in termini sia qualitativi, sia quantitativi, così da massimizzare il “valore” dell’impresa.
Per affrontare la situazione del mercato di oggi, diventano strategiche le funzioni di pianificazione, controllo e reportingcome strumenti di analisi anche dei fattori critici di successo e determinazione degli indicatori chiave (i Key Performance Indicator, KPI). La funzione si compone di tecniche e strumenti di controllo e di gestione che variano da un’azienda all’altra.
Risulta essere necessario quindi focalizzare l’attenzione:
- sull’individuazione delle aree di eccellenza e di criticità;
- sulla definizione e comunicazione di obiettivi strategici e operativi chiari;
- sulla trasformazione degli obiettivi strategici in piani operativi;
- sulla misurazione e sul monitoraggio costante dello stato di attuazione della strategia;
- sulla verifica dell’allineamento ai risultati in tutte le aree aziendali, effettuando interventi tempestivi, in caso di lontananza dagli obiettivi, con eventuali azioni di miglioramento;
- sulla formulazione di scenari alternativi in fase di pianificazione e in fase di controllo concomitante per favorire l’individuazione di alternative al mutare delle condizioni interne ed esterne.
Il report: lo strumento perfetto di comunicazione
Il reporting si inserisce nell’area della rappresentazione e comunicazione periodica dei risultati.
Questi risultati vengono comunicati attraverso prospetti riepilogativi e sintetici detti report, un insieme strutturato di rendiconti periodici di controllo, il cui obiettivo è informare in management sull’andamento aziendale.
I report, oltre ad avere una funzione informativa dell’andamento della gestione e del suo allineamento a piani aziendali, possono essere di tipo valutativo. Sono i dati stessi contenuti all’interno della rendicontazione periodica che permettono di valutare le performance dei manager e le loro capacità.
L’aspetto critico nell’implementazione di un sistema di reporting è la scelta del tipo e del numero di informazioni da produrre. Un numero eccessivo di informazioni, spesso è sinonimo di dispersione e inefficacia. È preferibile concentrarsi solo sui dati più significativi che rappresentano gli aspetti critici di successo nel mercato in cui si opera. Dati numerici indispensabili e dati qualitativi per specifiche attività di marcato.
Una figura di controllo e gestione della comunicazione e reporting
Esiste una figura addetta a responsabile di questi processi: il controller, colui che, in tutti i tipi di imprese, interpreta e valuta l’attività aziendale.
Grazie all’attività del Controller, il management dispone di tutti gli elementi necessari per prendere decisioni su eventuali strategie correttive.
Per poter operare, il controller deve comunque avere continui contatti con tutti i comparti dell’organizzazione e proprio da queste aree riceve ogni informazione necessaria a misurare e confrontare i costi ripartiti per sezioni.
Per cosa opera il Controller?
- Ottimizzare le risorse minimizzando il rischio di scostamento tra costi e ricavi di ogni settore dell’impresa.
- Elaborare i dati raccolti e produrre le relazioni informative specifiche per ciascuna attività, costantemente aggiornate.
- Valutare l’andamento complessivo della gestione aziendale
- Contribuire a definire le risorse economiche a disposizione di ciascuna area aziendale, le voci di costo, le responsabilità di riferimento, le relative procedure gestionali ed operative.
- Analizzare i dati a fine periodo, effettuare le verifiche di merito con gli uffici interessati per vedere se hanno raggiunto gli obiettivi fissati.
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