Negli obiettivi di un Project Manager non rientrano solo l’individuazione di una strategia, il coordinamento del team e il raggiungimento dell’obiettivo.
Ciò significa che un Project Manager conosce i rischi di progetto e delinea una strategia per gestirli!
Durante lo svolgimento del lavoro possono presentarsi ostacoli di vario tipo, ai quali il Project Manager ha la responsabilità di porre rimedio.
Il Project Manager deve identificare, pianificare, analizzare, controllare il rischio attraverso una strategia di risposta studiata in precedenza.
Ogni rischio porta con sé elementi di incertezza, ciò non significa che è impossibile cercare di prevenire o immaginare una soluzione sin dall’inizio del lavoro sul progetto.
Con “rischio di progetto” si definisce un evento incerto, che se si verifica avrà un impatto positivo o negativo su uno o più obiettivi del progetto.
Da questa definizione si capisce che il concetto di rischio nella gestione dei progetti non ha necessariamente connotazioni negative.
Si tiene conto anche del verificarsi di rischi che hanno un impatto positivo sull’obiettivo.
In questo caso, viene usato il termine opportunità.
Il risk management è quell’insieme di strategie che se ben sviluppate aiutano eliminare o ridurre il rischio negativo e su quelli che possono incrementare le opportunità.
Una competenza essenziale per il Project Manager è la capacità di individuare e gestire per tempo i rischi associati al progetto.
I rischi possono presentarsi in qualsiasi momento, non sono frutto dell’incompetenza di qualcuno nello specifico.
Possono però suscitare problemi per motivi di impreparazione: se si ha sufficiente esperienza è possibile attingere alla storia di progetti precedenti per verificare quali strategie sono state adottate per evitare o risolvere il rischio.
È comunque normale che in un progetto si presentino rischi inattesi.
È sempre utile coinvolgere l’intero team nella strategia e svolgere alcuni incontri per individuare i possibili rischi che il progetto potrebbe presentare.
Un buon modo per valutare i rischi può essere questo:
- Rivedere la documentazione del progetto attuale e di progetti simili svolti in passato
- Condurre incontri con esperti
- Aggiornare sempre i membri del team e favorire il brainstorming
- Studiare e analizzare la natura dei rischi
- Controllare il registro dei rischi che si sono presentati in progetti simili
- Condurre e strutturare una analisi SWOT con tutto il team.
Una volta che il team si è consultato sui rischi, va svolta un’analisi qualitativa per individuare in quale ordine affrontarli:
- Individuare la probabilità con cui il rischio potrebbe presentarsi e l’eventuale impatto che potrebbe avere sul progetto
- Categorizzare i vari tipi di rischio
- Consultare esperti se necessario.
Possiamo prevedere anche un’analisi quantitativa per i rischi di portata più elevata.
È necessario quindi capire quali problemi potrebbero potenzialmente creare questi rischi:
- Raccogliere informazioni sui possibili problemi
- Verificare se si sono già presentati in progetti precedenti
- Utilizzare le distribuzioni di probabilità
- Effettuare analisi di sensitività
- Richiedere il supporto di esperti
Se il Project Manager e il team hanno un quadro completo dei potenziali rischi, il primo può procedere nel definire la strategia di risposta da adottare.
Tutte queste attività devo essere portate a termine prima dello sviluppo e della messa in atto del progetto.
In seguito, durante lo svolgimento del progetto, gli eventuali rischi e gli esiti delle strategie di risposta per dovranno essere annotati nel registro dei rischi in vista di progetti futuri.
E tu sai gestire il rischio?
