Sai strutturare le tue riunioni strategiche?
Scopri nell’articolo quali sono le possibilità!
Le aziende che sperimentano una crescita esponenziale non procedono per improvvisazione, non c’è nulla che accade per caso.
Esiste una disciplina di base, con una struttura, che permette di coordinare tutti i componenti del team e portare avanti il lavoro nel modo previsto.
Se si riesce ad avere una buona organizzazione, a occhi esterni non sarà visibile la sua presenza né i suoi meccanismi.
Stabilire un’organizzazione, un ritmo, delle riunioni e comunicare durante tutto il processo dà modo di allineare tutta l’azienda.
Solitamente durante le riunioni si rischia di focalizzarsi più su ciò che non funziona, invece di trovare il modo per farlo funzionare, per risolvere il problema.
I meeting stessi mancano di regolarità quando non si ha una buona organizzazione: vengono posticipati per mancanza di tempo e non si vede la necessità di fermarsi a parlare.
L’organizzazione di una riunione richiede più tempo rispetto a prendervi semplicemente parte, ma la programmazione permette di evitare un grosso numero di problemi.
Non si può far passare come meeting l’incontro con i colleghi davanti alla macchinetta del caffè: non è possibile sostituire in questo modo una riunione basata su un argomento specifico e prestabilito.
Questo tipo di incontri prevedono continue interruzioni e distrazioni, oltre a non consentire il mantenimento di un focus generale.
Programmare le riunioni a lungo termine e con cadenza regolare instaura dinamiche positive come pressione tra pari, intelligenza collettiva e comunicazione chiara.
Durante l’incontro il team non si focalizza esclusivamente sul leader e sulle sue richieste, ma sulla visione di ogni singola persona che permette di aumentare il successo di tutto il gruppo.
L’intelligenza collettiva, in qualsiasi azienda, è un valore da stimolare e coltivare.
In pochi minuti si può trarre molta ricchezza se tutte le menti del team lavorano unite.
Comunicare con tutto il gruppo allo stesso tempo permette di dare a tutti lo stesso messaggio insieme, senza doverlo ripetere più volte e singolarmente.
Il flusso di informazioni in azienda può essere preciso e rapido se si stabilisce con precisione quando deve avvenire.
Il ritmo delle riunioni può essere giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale e annuale.
Se viene eseguito correttamente secondo i piani farà risparmiare a tutti molto tempo.
Le comunicazioni saranno molto più stimolate, aperte e presenti.
Riuscirai a dare al tuo team più feedback precisi proprio in seguito a questi incontri strategici.
La cadenza delle riunioni può essere varia, ma come?
Ecco come può essere progettata:
- Brevi incontri giornalieri
I meeting quotidiani hanno una durata massima di 5-15 minuti e servono per avere presenti tutti i piccoli progressi e individuare subito i punti critici che si incontrano.
Per ottimizzare l’organizzazione si può fissare la riunione giornaliera sempre alla stessa ora: va individuato il momento più adatto in base ai ritmi di lavoro in azienda per iniziare sempre la riunione puntuali e permettere a tutti di essere presenti.
I meeting giornalieri permettono in generale di risparmiare vari rallentamenti sul lavoro.
Le questioni più complesse che emergono dal meeting giornaliero sanno ripresentate e affrontate in maniera più ampia nel meeting settimanale. - Le riunioni settimanali
Gli incontri settimanali possono durare dai 60 ai 90 minuti.
Vengono utilizzati per verificare i progressi su periodi di tempo più lunghi, come trimestri.
Durante questi si possono riprendere alcune tematiche principali e soprattutto quelle emerse nei meeting giornalieri.
Anche per i meeting settimanali è consigliato che si svolgano alla stessa ora e nello stesso posto, ogni settimana.
Sono anche utili per raccogliere e poi condividere informazioni di mercato.
Anche in questo caso, le questioni più complesse emerse saranno da trattare nella riunione mensile. - I meeting mensili
Solitamente ogni mese viene programmato una riunione di mezza giornata, a cui sono presenti tutti i manager.
Durante il meeting in maniera collaborativa ci si dedica a un paio di questioni complesse. - Le riunioni trimestrali/annuali
Questo tipo di meeting si svolge fuori sede da uno a tre giorni e coinvolge i dirigenti per questioni decisionali riguardanti: persone, strategia, esecuzione e liquidità.
Se sei interessato all’organizzazione strategica
